La formazione aziendale ha lo scopo di adeguare le competenze degli individui che lavorano nelle organizzazioni agli standard necessari per raggiungere gli obiettivi dell’azienda stessa. Spesso però gradi aziende e piccoli imprenditori non sanno come individuare i corsi di formazione più utili ai loro collaboratori e alle attività che devono svolgere.

Il primo passo da fare è l’analisi dei bisogni formativi, il più delle volte sottovalutata o fatta in modo errato.

La Formazione aziendale e l’analisi dei bisogni formativi

Fare Formazione significa produrre cambiamenti duraturi e significativi in un individuo, in un gruppo, in una organizzazione attraverso la trasmissione di nuovi concetti e l’esercizio di nuovi comportamenti. La Formazione aziendale è un processo di apprendimento finalizzato e organizzato che pianifica e progetta quei cambiamenti affinché siano utili all’organizzazione stessa.

Formazione significa intervenire in modo migliorativo sulle dimensioni del Sapere, Saper fare e Saper Essere di individui o di gruppi, attraverso scelte metodologiche precise e focalizzate. Tutto ciò rende la formazione un processo guidato e consapevole: il Processo Formativo.

L’Analisi dei bisogni formativi è la prima fase di tale processo e quindi la fase preliminare di qualsiasi iniziativa di formazione perché permette di stabilire gli obiettivi per un adeguato ed efficace Processo formativo. L’Analisi dei bisogni consente di definire la distanza da colmare (gap) tra la situazione attuale (il patrimonio di competenze possedute dai singoli e dell’organizzazione) e quella da raggiungere (gli obiettivi aziendali o di ruolo). L’Analisi dei bisogni è quindi necessaria per definire i risultati attesi della Formazione. Un’Analisi dei bisogni errata o del tutto assente pregiudica i risultati dell’attività formativa.

A cosa serve l’Analisi dei bisogni formativi

Nella mia esperienza, sia come formatrice che come responsabile della formazione, ho visto decine di imprenditori e di manager chiedere ai loro collaboratori “Tu che corso vorresti fare?” Niente di più sbagliato.

Se chiedi ad una persona cosa vorrebbe imparare ti risponderà sulla base soltanto dei propri interessi o aspirazioni personali. L’Analisi dei bisogni è importante per riuscire a trovare il punto di incontro tra i bisogni professionali del singolo e quelli dell’organizzazione, per adeguare le competenze degli individui al sapere necessario all’azienda. Senza una corretta Analisi dei bisogni formativi, l’azienda si ritroverà a spendere inutilmente il budget a disposizione, senza ottenere alcun cambiamento significativo.

La formazione aziendale infatti è finalizzata a produrre cambiamenti duraturi e significativi negli individui e quindi in un’organizzazione. Tali cambiamenti devono essere al servizio dell’organizzazione stessa, ovvero utili al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Appare quindi logico partire dagli stessi obiettivi aziendali per capire di quale formazione hanno bisogno le risorse umane che dovranno raggiungerli.

Inoltre, come qualunque altro processo aziendale, la Formazione deve essere sottoposta a valutazione riguardo la sua efficacia. L’unico modo per valutare se un processo è efficace è paragonare i risultati raggiunti a quelli auspicati. Il processo di valutazione della Formazione è complesso e a lungo termine, ma parte sempre da una corretta Analisi dei bisogni e definizione degli obiettivi formativi.

Come si fa

La formazione aziendale è un processo circolare nel quale l’Analisi dei bisogni è il primo passaggio. L’Analisi dei bisogni avviene a 3 livelli e da ciascun livello si ricavano informazioni necessarie:

Livello organizzativo

• Struttura aziendale
• Mission e Vision (aziendale, di reparto)
• Obiettivi a lungo, medio e breve termine
• Dinamiche interne ed esterne
• Problemi e/o crisi in corso
• Budget a disposizione

Livello professionale

• Analisi dei Ruoli e dei compiti
• Competenze tecniche necessarie
• Competenze trasversali necessarie

Livello individuale

• Mission personale
• Bisogni espressi
• Target d’aula
• Vincoli e controindicazioni
• Metodologi e calendari

Per ottenere tali informazioni è necessario “far parlare” più persone possibili, dall’imprenditore al top management, dai manager intermedi alle risorse più operative.

Per fare questo si usano strumenti quali:

1. Osservazione
2. Interviste e questionari a manager
3. Questionari anonimi agli operativi
4. Colloqui individuali o in piccoli gruppi
5. Analisi del sistema di valutazione delle performance
6. Analisi del sistema di valutazione del potenziale
7. Analisi della formazione precedente
8. Elaborazione profili di ruolo

Una nota di riguardo è necessaria per sottolineare l’importanza del conoscere gli obiettivi aziendali (almeno a breve e medio termine) e il budget a disposizione. Questi due elementi cardine dell’Analisi dei bisogni formativi sono importanti perché determinano le priorità tra le attività di formazione da pianificare nel secondo step del Processo Formativo.

L’Analisi dei bisogni deve acquisire informazioni anche dalla formazione svolta in passato. Abbiamo visto infatti che l’Analisi dei bisogni è preceduta e strettamente legata alla Valutazione dell’intero processo formativo. Queste sono due fasi strettamente interdipendenti: i risultati sono valutabili solo se comparati al raggiungimento degli obiettivi formativi stabiliti nell’Analisi. Se è già stato messo in atto in un intervento formativo, è necessario valutare quali obiettivi sono stati raggiunti e quali no, quali metodologie sono state più efficaci e quali meno e apportare le necessarie modifiche nel successivo percorso di formazione per aumentarne l’efficacia.

Chi la fa

L’Analisi dei bisogni formativi in azienda può essere eseguita da:

• Il Direttore delle Risorse Umane
• Il Responsabile della Formazione
• Un Consulente/Formatore

Nel caso del Direttore delle Risorse Umane o del Responsabile della Formazione è bene che questo si occupi anche della fase di Pianificazione del Processo formativo, mentre può lasciare la Progettazione e l’Esecuzione ad un Formatore professionista. Questo dovrà essere informato riguardo ai risultati dell’Analisi e alla Pianificazione stabilita. Queste due figure decideranno poi insieme il sistema di Valutazione della Formazione erogata.

In molte aziende capita che al Direttore HR o al Responsabile della formazione non venga detto quale sia il budget aziendale o dei singoli dipartimenti previsto per la formazione. Questo avviene perché i Top Manager hanno paura di “svelare” un dato così sensibile. Ma come detto in precedenza, conoscere il budget a disposizione è fondamentale per poter eseguire una corretta pianificazione delle attività formative, nell’interesse del singolo Dipartimento e di tutta l’azienda. In più, in quanto risorsa interna, la persona che gestisce il Processo formativo è legata al segreto aziendale.

Nel caso del Consulente esterno chiamato a progettare l’intero Processo Formativo, valgono le stesse indicazioni viste per il Direttore Hr e il Responsabile della formazione.

Quando invece l’azienda chiama un Formatore professionista che si occupi dell’erogazione della formazione pianificata, è bene che questo abbia la possibilità di effettuare una seconda Analisi dei bisogni specifica per i corsi richiesti. Il Formatore indagherà con alcune domande mirate il Livello Professionale e il Livello Individuale al fine di raccogliere informazioni necessarie agli obiettivi della singola formazione:

• Individuare i concetti fondamentali da passare
• Conoscere le caratteristiche demografiche e le motivazioni delle persone che avrà in aula

Qualora al Formatore sia richiesto un corso personalizzato sulla base delle specifiche necessità dell’azienda, questo si occuperà anche della Progettazione dei contenuti e della metodologia più adeguata.

In conclusione

L’Analisi dei bisogni è quindi un momento di ricerca e di azione che accompagna tutta l’attività formativa. È fondamentale che sia fatta prima di acquistare o commissionare un corso di formazione e che sia eseguita da una persona competente.

I risultati di un’Analisi dei bisogni errata avranno ripercussioni su tutta l’azienda, comportando lo sviluppo di competenze non adeguate o non necessarie, la demotivazione delle risorse e una notevole perdita di tempo e soldi.