Impariamo a fare smart working davvero

È necessario formare i lavoratori se vogliamo applicare il vero smart working e migliorare le nostre aziende

Prima dell’8 Marzo, lo smart working era una modalità di lavoro innovativa in Italia, oggi deve diventare un’abitudine efficace. E come ogni nuova cosa che deve essere imparata, ci vuole tempo e soprattutto preparazione. Per far sì che lo smart working funzioni, è necessario che l’intera azienda diventi Smart. E le aziende sono fatte da persone, che vanno formate e supportate nell’imparare a lavorare in un modo per loro sconosciuto, ma che, se fatto bene, può migliorare la qualità del lavoro e della vita di tutti.

Siamo partiti impreparati

Ad Aprile 2020, la Hermes Consulting in collaborazione con l’istituto Demia ha intervistato 500 manager italiani riguardo all’adozione dello smart working. Di questi 500 manager, solo il 37% si è definito preparato a gestire il lavoro in tale modalità, riconoscendo al tempo stesso che la quasi totalità dei loro collaboratori erano invece del tutto impreparati.

Questi ultimi mesi hanno rappresentato la prima esperienza di smart working per milioni di lavoratori che si sono improvvisamente ritrovati a lavorare da casa, da soli, senza punti di riferimento, senza poter seguire le loro abitudini e dinamiche da ufficio. In moltissimi hanno avuto enormi problemi di organizzazione, hanno fatto molta fatica, spesso con scarsi risultati, a trovare il giusto equilibrio tra carichi di lavoro e carichi familiari.

Già le aziende hanno fatto uno sforzo enorme per interpretare e adattarsi velocemente alla nuova realtà obbligata, figuriamoci i singoli lavoratori. Perché non è per niente facile né veloce riuscire a adattarsi ad un nuovo modo di lavorare.

È necessario acquisire nuove abitudini mentali e di comportamento, disimparare le vecchie modalità per impararne di nuove, capire come diventare il manager di se stessi per organizzare e gestire al meglio il proprio lavoro.

Questi mesi ci hanno mostrato come lo smart working sia applicabile anche in quei contesti aziendali e a quelle professioni per le quali si pensava non fosse adatto e che può davvero essere la modalità di lavoro del futuro. Ma ci hanno mostrato anche che, senza un’adeguata formazione, il lavoro fuori dall’ufficio rischia di diventare un incubo per molti lavoratori.

Dopo questa prima esperienza, infatti, potrebbero esserci molte resistenze ad adottare lo smart working in modo permanente. Resistenze soprattutto di tipo emotivo, dovute ad una forte frustrazione provata in questi mesi. Frustrazione dovuta all’essersi ritrovati dall’oggi al domani a lavorare in un modo nuovo, senza alcuna preparazione, persi nel non sapere cosa fare e soprattutto come.

In molti casi, questo sentimento di smarrimento ha comportato un notevole abbassamento della motivazione con una conseguente scarsa produttività. In altri, la conseguenza maggiore è stata quella di lavorare più del solito, con enormi difficoltà a trovare dei limiti di tempo per svolgere le attività previste.

Formare le persone allo smart working significa renderle più flessibili, creative, autonome, responsabili, mature, proattive, collaborative e soddisfatte, aumentare l’engagement verso il lavoro e l’azienda di appartenenza, dare loro la loro possibilità di trovare il giusto equilibrio tra vita professionale e vita privata senza dover sacrificare una delle due.

Gli ambiti di formazione per lo smart working

Nel corso delle prime settimane di lockdown, molte aziende (ma sempre poche) hanno cercato di supportare i loro dipendenti nel lavoro aumentando le ore di formazione a distanza e concentrandosi su argomenti legati alla gestione del lavoro da remoto. Ma se le aziende vogliono finalmente abbracciare questa nuova modalità di lavoro, rivelatasi più utile ed efficace di quanto erroneamente si pensasse, è necessario che la formazione e preparazione dei lavoratori avvenga per tempo, secondo percorsi formativi mirati e con un sostegno continuo nelle prime settimane.

Gli argomenti in merito ai quali è necessaria la formazione sono quelli fondamentali per la creazione di un nuovo mindset basato sulla consapevolezza che il lavoro non è il posto in cui lo si svolge, ma cosa si fa e come.

Work is not a place, is what you do

Il primo step fondamentale è quello di imparare a lavorare per obiettivi. La cultura del lavoro nel nostro paese è improntata a svolgere attività, a fornire una prestazione ridotta all’eseguire compiti secondo tempi e modalità previsti da qualcun altro. Lavorare per obiettivi significa invece fissare dei risultati di produttività da raggiungere su base periodica. 

Una componente base del lavorare per obiettivi è l’autonomia del lavoratore nel raggiungerli. Questa prospettiva si basa infatti sull’assunto che il lavoratore sia in grado di stabilire autonomamente tempi e modi per raggiungere gli obiettivi che gli vengono assegnati e nello smart working questo ha ripercussioni sull’organizzazione quotidiana delle attività, che prevede la capacità di individuare le priorità e la possibilità di scegliere quando lavorare. Nello smart working vero, infatti, il lavoratore firma un accordo con l’azienda in cui è deciso, di comune accordo, quante ore al giorno lavorare e in quali fasce orarie.

Subentra quindi la necessità di imparare a gestire efficacemente il proprio tempo, anche per ottenere al massimo i benefici dello smart working sul worklife balance dei lavoratori.

Per ottimizzare il proprio tempo è importante anche imparare a organizzare la postazione di lavoro (che non deve per forza essere in casa), ad utilizzare gli strumenti informatici di lavoro, di interazione e comunicazione messi a disposizione, imparare a valutare correttamente il lavoro svolto e i risultati ottenuti, anche dal proprio team nel caso di un responsabile.

Così come un intero progetto di Smart Working, anche la formazione specifica va pianificata e organizzata rispetto a posizione, ruolo, competenze e obiettivi. Senza scendere troppo nel dettaglio di una corretta progettazione, è bene sottolineare che i percorsi di formazione vanno innanzitutto distinti in base ad almeno 2 macro gruppi di destinatari, ovvero manager e responsabili (che gestiscono altre risorse) da un lato e lavoratori dall’altro, i quali necessitano di approfondire in modi differenti i vari ambiti.

In linea generale, un buon percorso formativo di preparazione allo smart working deve contenere i seguenti argomenti:

• Strumenti informatici per il lavoro agile
• Definizione degli obiettivi
• Process e project management
• Gestione del tempo
• Gestione dei collaboratori
• La valutazione delle prestazioni
• Organizzazione dello spazio di lavoro
• Gestione dello stress
• Worklife balance

Non possiamo più aspettare

Se vogliamo che anche le aziende italiane facciano un salto di qualità e di innovazione nel lavoro, aumentando il più possibile lo smart working nel nostro paese è quindi necessario formare i lavoratori a tutti i livelli.

Non sappiamo quando l’emergenza sanitaria in atto finirà e non possiamo permetterci che la produttività delle nostre aziende, pubbliche e private, subisca un rallentamento o addirittura una riduzione solo perché non ci siamo preparati a qualcosa di inevitabile che può trasformarsi in una occasione unica di sviluppo.

La formazione può avvenire online, tramite webinar e video lezioni, può avvenire in presenza, nel pieno rispetto delle norme igienico sanitarie, possono essere effettuate sessioni di coaching anche a distanza.

Utilizzare lo smart working come modalità di lavoro significa abbracciare una nuova filosofia manageriale, richiede un cambiamento radicale, almeno per noi italiani, della cultura aziendale, della mentalità con cui ci si approccia al lavoro.

È fondamentale che ogni lavoratore acquisisca nuove abitudini mentali e di comportamento, che impari a gestire il proprio lavoro in autonomia, diventando almeno in parte il manager di se stesso. E non possiamo più aspettare.

Adottare lo smart working come modalità di lavoro significa sposare una nuova filosofia manageriale e una nuova mentalità lavorativa. I lavoratori si ritrovano a svolgere il loro lavoro da casa o in un luogo diverso dalla loro postazione abituale, a utilizzare nuovi strumenti informatici, soli, senza poter seguire le loro abitudini e dinamiche operative da ufficio.

E tutto questo crea smarrimento, frustrazione e perdita della motivazione. Se vogliamo che anche le aziende italiane facciano un salto di qualità e di innovazione nel lavoro, aumentando il più possibile lo smart working nel nostro paese è quindi necessario formare i lavoratori a tutti i livelli.