Le aziende sono in costante contatto con clienti, partner commerciali, giornalisti o dipendenti. Non importa a chi si rivolge la comunicazione: definire una strategia univoca e chiara è essenziale. Utilizzare il giusto tono di voce è molto importante per comunicare la tua identità aziendale. Una strategia di comunicazione aziendale (Corporate Communication) di successo aiuta l’azienda ad avere il controllo sull’impatto che ha nel mondo esterno ma anche come viene percepita dai suoi stessi dipendenti, e quindi dall’interno.

Che cos’è la comunicazione aziendale?

Definizione di comunicazione aziendale

L’ampio campo delle comunicazioni aziendali non può essere definito con precisione né circoscritto ad una sola area o dipartimento. In linea di principio, la azioni da svolgere e le misure da adottare a volte sono troppo diverse fra loro per essere svolte da un’unico dipartimento mentre altre volte si sovrappongono ad altre aree, come per esempio l’area marketing. Tuttavia, la comunicazione aziendale comprende tutte le comunicazioni condotte da un’azienda. Questo significa che riguarda sia le comunicazioni interna, e cioè il modo in cui i dipendenti vengono informati, ascoltati o coinvolti attivamente nella vita dell’azienda, sia quella esterna, nel caso in cui, quindi,  i destinatari della comunicazione siano partner commerciali (come nel marketing B2B), clienti (come nel marketing B2C) o media (come nel PR).

Per quanto riguarda l’identità aziendale, la comunicazione dovrebbe creare un’immagine uniforme su tutti i canali. La strategia di comunicazione omogenea dovrebbe, ad esempio, riflettere anche la cultura aziendale, circoscrivere il tipo di pubblico di riferimento e chiarificare la natura stessa del messaggio. L’obiettivo della comunicazione aziendale è quello di essere in grado di controllare l’effetto che suscita nel modo interno ed esterno all’azienda nel modo più efficace possibile . Ciò si può fare solo grazie ad una strategia di comunicazione aziendale che sia prima di tutto uniforme e coerente in tutti i suoi aspetti.

Se non si persegue una strategia coerente su tutti i canali disponibili ogni sforzo sarà vano. Per raggiungere questo obiettivo, soprattutto nelle aziende più grandi, i diversi dipartimenti devono coordinarsi e comunicare fra di loro come prima cosa. Ecco perché cambiare la comunicazione aziendale non è un compito veloce. Se vuoi creare una strategia di comunicazione aziendale o aggiustare il tiro di quella già esistente, non sarà un lavoro a breve termine.

Tuttavia, se deciderai di affrontare questa sfida ne trarrai innumerevoli vantaggi:

  • Rafforzare l’identità aziendale
  • Aumentare il valore di riconoscimento
  • Migliorare la professionalità
  • Controllare efficientemente l’impatto all’esterno
  • Migliorare l’ambiente di lavoro

Nota
La comunicazione aziendale non deve essere necessariamente scritta, anche se la maggior parte delle comunicazioni avvengono in questo modo. La comunicazione aziendale uniforme ha senso anche nelle conversazioni dirette o nelle telefonate dirette.

Quattro aree di comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale copre qualsiasi contatto che la società ha con altri persone/entità. In parole povere, i destinatari possono essere suddivisi in quattro diverse aree.

Dipendenti (Comunicazione interna)

La comunicazione interna con i propri dipendenti è spesso ignorata all’interno di strategia di comunicazione globale anche se, in realtà, sta alla base di tutte le altre forme di comunicazione. Questa comunicazione è estremamente diversificata. Tramite e-mail e lettere, moduli e rapporti, circolari, comunicazioni e newsletter, i colleghi comunicano tra loro e la direzione comunica con i dipendenti. Questi strumenti dovrebbero essere usati nello spirito dell’identità aziendale e bisognerebbe anche verificare che tutti gli elementi siano coerenti con la cultura aziendale.

Utilizzando una strategia di comunicazione aziendale nella comunicazione interna, è possibile fidelizzare i dipendenti al proprio brand e allo stesso tempo comunicare e trasmettere  i valori, la filosofia e i principi fondanti dell’azienda. Una comunicazione con i dipendenti strutturata e strategica garantisce una maggiore soddisfazione degli stessi e favorisce il miglioramento dell’ambiente di lavoro con conseguente aumento della produttività.

Clienti (comunicazione sterna)

Oltre ai dipendenti, i clienti sono le persone di contatto più importanti. Se i clienti non vengono indirizzati in modo appropriato non compreranno nulla e contribuiranno al fallimento di un’azienda. Una buona strategia di comunicazione aziendale arriva ai clienti clienti in modo coinvolgente e trasforma i visitatori in clienti e i clienti in persone fidelizzate. Questo è il punto d’incontro fra la comunicazione aziendale e il marketing. Tutto ciò che circonda la gamma di annunci pubblicitari, l’organizzazione di newsletter, brochure, coupon e cataloghi e l’aspetto online completo rientrano in questo settore.

Tuttavia, non è solo l’ufficio marketing ad avere contatti con i clienti. I dipartimenti di assistenza clienti e amministrazione comunicano con gli acquirenti in un modo o nell’altro. Mentre il settore pubblicitario nella maggior parte delle aziende segue una strategia uniforme al suo interni, gli altri settori no. L’importanza della comunicazione aziendale risiede proprio nell‘allineamento della modalità comunicativa di tutti i settori dell’azienda ad un’unica strategia comune.

Giornalisti (Comunicazione esterna)

La comunicazione con gli organi di stampa – l’area di pubbliche relazioni – dovrebbe funzionare secondo le stesse linee guida della comunicazione aziendale globale. In particolare sotto forma di comunicati stampa e conferenze stampa, la società può rendere pubblica la propria identità aziendale attraverso i media. Non solo il tipo di comunicazione, ma anche i contenuti sono importanti qui. Ad esempio, può avere senso includere nelle comunicazioni per i media le misure di responsabilità sociale adottate dall’impresa. Non solo si plasmerà l’immagine esterna dell’azienda a vostro favore ma si eserciterà il controllo su di essa e soprattutto aumenterà la reputazione e l’affidabilità agli occhi degli attori esterni.

Partner commerciali (Comunicazione esterna)

I contatti con investitori, azionisti e altri partner commerciali devono essere condotti e curati con grande cura. Un investitore scontento può causare la chiusura di un’azienda. Pertanto, sia il contenuto che la forma di comunicazione sono importanti. Il contatto avviene non solo tramite e-mail e conversazioni dirette, ma anche attraverso rapporti e lettere agli azionisti. Molte aziende creano brochure speciali per i loro partner commerciali al fine di trasmettere informazioni sulla società. Se questi mezzi di comunicazione vengono strutturati e gestititi secondo una strategia di comunicazione aziendale strutturata e ben definita si darà risalto all’identità aziendale e ne gioverà anche l’immagine di professionalità che traspare dall’esterno.

Corporate design e linguaggio aziendale: mezzi di comunicazione aziendale

Al fine di strutturare una strategia di comunicazione di successo, ci sono diversi mezzi a nostra disposizione. Se questi strumenti sono coordinati e rappresentati in modo coerente, la comunicazione sarà non solo efficiente ma anche efficace. In particolare, il design aziendale, che è generalmente un pilastro dell’identità aziendale e del linguaggio aziendale, svolge un ruolo importante.

In base ai principi del design aziendale, ogni forma di comunicazione ha elementi comuni. Ad esempio, concordano su un font vincolante da utilizzare in tutti i documenti. Inoltre, il logo aziendale deve essere inserito sempre su ogni supporto di comunicazione scritta: su lettere ed e-mail, sulla carta intestata e / o nella firma e-mail. Il design aziendale si manifesta anche nelle presentazioni aziendali. Ad esempio, la combinazione di colori è in genere fissa.

Il linguaggio aziendale e la comunicazione che ne deriva è ancora più evidente nel tone of voice utilizzato dall’azienda: una forma di espressione che distingue l’azienda esternamente e internamente. Il linguaggio utilizzato da un’azienda deve seguire da un lato le regole generali e dall’altro un carattere individuale (e uniforme). Oltre a correggere la grammatica e l’ortografia occorre anche esprimersi in modo comprensibile. Può sembrare una banalità ma un conto è sapere qualcosa, tutt’altra storia è saperla spiegare e riuscire a farla capire a tutti, anche ai non addetti ai lavori. Per questo la cura della comunicazione si avvale anche di fondamentali tecniche di Public Speaking e di PNL per agevolare la comprensione dei messaggi e la comunicazione (sia interna che esterna) con qualsiasi tipo di interlocutore.

Le caratteristiche individuali del linguaggio aziendale riguardano il trovare l’equilibrio tra le caratteristiche eccezionali e le convenzioni quotidiane. Di norma, è necessario attenersi a un linguaggio appropriato per il proprio pubblico target: anche se potrebbe non essere un problema, ad esempio, parlare la lingua dei dipendenti e dei clienti B2C, gli investitori potrebbero sentirsi a disagio con un approccio così informale. La cosa più importante, tuttavia, è che la cultura aziendale si riflette anche nel linguaggio aziendale. Il modo in cui qualcosa viene formulato consente di derivare i valori e le norme dell’emittente.

Affinché tutti i dipendenti siano in grado di interiorizzare questo linguaggio, dovrebbe essere redatta una vera e propria guida. Può essere usata per memorizzare esempi concreti o elenchi di espressioni che non dovrebbero essere usati e anche best practices. Dei moduli già pronti e che riportano degli esempi di comunicazione tra quelli che si verificano più di frequente  facilitano i dipendenti nella gestione della strategia di comunicazione.

Misure di comunicazione aziendale: esempi interni ed esterni

Esistono molti modi in cui un’azienda può applicare concretamente la propria strategia di comunicazione aziendale. Sia internamente con i dipendenti, sia esternamente che tutti gli altri stakeholder. Ne riportiamo una lista qui di seguito ricordando ancora una volta che non si fa riferimento solo a comunicazioni di tipo scritto:

InternaEsterna
NewsletterNewsletter
Rivista dei dipendentiCataloghi
EmailEmail
LettereLettere commerciali
Staff meetingComunicati stampa
Meeting dei dipendentiConferenze stampa
Pubblicità online
Contenuti online
Pubblicità in TV
Canali Social
Brochure
Meeting aziendali
Open days
Meeting con partner commerciali

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