Quando è stata l’ultima volta in cui sei stato così immerso in quello che stavi facendo che non avevi più la percezione di cosa succedeva intorno a te? Su cosa riesci a concentrarti talmente tanto da perdere la cognizione non solo del tempo ma anche di te stesso?

Quando ti accade questo, vuol dire che stai lavorando in Stato di Flow ed è la condizione in cui il tuo lavoro raggiunge il picco di produttività e qualità.

Stato di Flow e gestione del tempo

La parola inglese Flow significa letteralmente scorrere: è uno “stato mentale” in cui i pensieri e le azioni “scorrono” in un flusso armonico, naturale e costante. Sei in grado di produrre risultati di ottima qualità, con uno sforzo minimo.

È ciò che accade ai musicisti jazz quando improvvisano, agli scrittori quando sono ispirati, agli scienziati quando compiono una scoperta scientifica importante, ai bambini quando giocano e non sentono più né la fame né la pipì.

Se ci pensi bene, è capitato anche a te, in alcune circostanze, di essere talmente preso e appagato dallo svolgere un’attività, un hobby, un gioco, da non percepire il passare del tempo o l’affaticamento.

Ma cosa c’entra lo Stato di Flow con la gestione del tempo?

Lo Stato di Flow può essere una conseguenza positiva di una corretta organizzazione del proprio tempo e dei propri impegni.

Quando lavori in Stato di Flow raggiungi il picco massimo della tua produttività.

Per essere altamente produttivi, è necessario che l’attività da svolgere sia abbastanza complessa da richiedere uno sforzo mentale anche di poco superiore al normale e un impiego maggiore delle proprie capacità e competenze.

Ad esempio, la maggior parte delle scoperte scientifiche sono avvenute in Stato di Flow: il ricercatore ha utilizzato al massimo le sue competenze per riuscire a comprendere qualcosa che in quel momento richiedeva uno sforzo mentale notevole, la sua concentrazione era al massimo, era impegnato ma lo sforzo e la fatica percepiti sono stati minimi e così è riuscito ad unire tutti i puntini e ad ottenere un risultato incredibile.

Raggiungiamo lo Stato di Flow quando ci troviamo di fronte ad un compito che richiede un livello elevato di competenza e un livello elevato di impegno. La percezione che il livello di sfida e di competenza richieste per un compito siano più o meno alti è strettamente personale.

In sostanza, raggiungiamo lo Stato di Flow quando stiamo facendo ciò che ci riesce meglio, ciò che ci piace di più e ci dà più soddisfazione.

Livelli di attivazione della mente e produttività

Il nostro livello di attivazione, cioè il livello di energie mentali e fisiche attivate per lo svolgimento di un compito, non può sempre essere massimo. Abbiamo ripetuto tante volte che il nostro cervello vive momenti di attivazione maggiore e minore, momenti di attivazione positiva e negativa e ha bisogno di riposo.

Lo stato di Flow rappresenta lo stato più positivo e produttivo della nostra mente, che ne attraversa in tutto 8.

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La conoscenza di questi stati è molto utile per migliorare la gestione del tempo perché consente di comprendere come gestire le nostre energie e capacità in base ai compiti che dobbiamo svolgere.

Quando facciamo qualcosa che per noi è facile, perché sappiamo bene come farlo e richiede uno sforza minimo, allora scivoliamo nella Noia. La noia ci rende lenti, svogliati, superficiali. In genere la proviamo quando facciamo qualcosa di ripetitivo, qualcosa che non ci stimola, che non ci sfida in alcun modo. Le attività che ci annoiano devono essere alternate con quelle che ci motivano di più. Così facendo abbiamo una spinta maggiore ad eseguire le attività noiose perché una volta concluse possiamo dedicarci ad altre che ci piacciono di più. Inoltre, alternando fasi di alta e bassa attivazione, riduciamo il rischio di appiattimento del cervello su livelli bassi. Attenzione però a non eseguire troppo velocemente i compiti più noiosi per passare ad altro: il rischio è quello di fare un lavoro molto superficiale e di commettere errori.

Quando dobbiamo eseguire un compito che richiede un impegno minimo ed una competenza molto bassa, la motivazione sparisce del tutto. Non siamo per nulla interessati a fare quella cosa e non ci interessa farla, non ne vediamo un motivo per noi valido, non ci stimola, siamo indifferenti: in questo caso ci troviamo nello stato dell’Apatia.

Come uscirne? Trovare qualcosa che ci interessi, che ci attivi, che ci dia una motivazione, che ci dia un qualche tornaconto per eseguirla. Un buon sistema è quello di immaginare quel compito come uno scalino che, per quanto piccolo e poco invitante, è necessario eseguire per poter poi passare al gradino successivo sulla scala verso i tuoi obiettivi.

Di fronte ad un compito che richiede un impegno medio ma per il quale abbiamo una scarsa competenza, ci sentiamo Preoccupati: il compito è percepito come difficile.

Possiamo agire in due modi: possiamo incrementare la nostra competenza, ricercando informazioni o allenandoci a fare qualcosa, oppure, se conosciamo qualcuno che ha competenze maggiori delle nostre per svolgere questo compito, è bene delegarlo.

Se ci ritroviamo a dover eseguire un compito molto complesso, che richiede un impegno molto alto per il quale siamo o ci sentiamo impreparati, entriamo in uno stato di Ansia che ci paralizza completamente.

Nello stato di Ansia contano tantissimo le nostre percezioni e convinzioni, il nostro modo di vedere le cose.

L’Eccitazioneè la voglia di fare subito qualcosa. È lo stato di chi non vede l’ora di iniziare un progetto o di chi ha tante idee da sviluppare. Quando il compito che si ha di fronte è sfidante e impegnativo, quando capiamo che non solo ci divertiremo ma impareremo qualcosa di nuovo, allora la nostra mente si attiva e ci rende pronti, reattivi e propositivi. I compiti e le attività che ci rendono eccitati vanno alternati con quelli che ci suscitano più noia e ansia. Nella pianificazione quotidiana e settimanale degli impegni, è fondamentale creare un equilibrio tra attività più e meno attivanti.

Quando devo fare qualcosa in cui sono abbastanza bravo e capace e la difficoltà è molto bassa mi annoio perché né l’impegno necessario né l’uso delle mie capacità mi lasciano soddisfatto; se invece la difficoltà è per me ancora bassa, ma posso utilizzare un livello di competenza più alto, vuol dire che sto facendo qualcosa che sono solito fare e che mi piace molto, qualcosa che mi sento tranquillo ad eseguire: in questo caso sono in uno stato di Rilassamento.

Quando l’asticella dell’impegno necessario sale, allora entro nello stato di Controllo. Letteralmente ho tutto sotto controllo! So cosa fare, come farlo, e percepisco l’incarico sotto il mio pieno controllo. La mia attenzione è più alta che nello stato di rilassamento, ma rimango comunque tranquillo, in una sorta di rilassamento vigile.

Si raggiunge lo stato di FLOWquando è richiesta un’alta competenza per eseguire un compito sfidante.

In questo stato, so cosa fare e come farlo, ho un’alta percezione del livello di sfida e delle mie competenze e sono focalizzato sul compito e libero da distrazioni.

Si altera la percezione del tempo, si prova un piacere intrinseco, si ha una sensazione di controllo e la concentrazione è massima.

Per questo motivo lo stato di FLOW è desiderato da molti: nel business viene chiamata PERFORMANCE OTTIMALEe nello sport TRANCE AGONISTICA.

Come raggiungere lo Stato di Flow

Se potessimo fare sempre e solo quelle attività che amiamo di più, che ci danno più soddisfazione e che non ci pesa fare in alcun modo, allora probabilmente vivremmo in un costante stato di Flow!

Nello stato di Flow tutto scorre facile e fluido, i pensieri sono così lucidi che ti appare chiaro il quadro generale di ciò che stai facendo. La tua mente non divaga, non si distrae, è concentrata, focalizzata sul compito da svolgere. I tuoi pensieri sono così veloci che in certi momenti fai fatica a stargli dietro, devi prendere appunti per non perdere il filo dei tuoi pensieri. Se stai facendo un lavoro manuale, le tue mani vanno da sole, i gesti sono fluidi, tutto scorre facile. Ti senti leggero ma pieno, solido e soprattutto soddisfatto.

La prossima volta che ti sentirai così, rifletti su cosa hai fatto prima: hai organizzato lo spazio di lavoro, eliminato le distrazioni, in quale situazione si è verificato? Che caratteristiche aveva tale situazione?

L’esperienza di Flow è caratterizzata da 9 elementi ben precisi:

  1. Obiettivi chiari: la persona ha chiaro e ben definito il risultato che desidera raggiungere;
  2. Concentrazione totale sul compito: l’attenzione è tutta concentrata sull’attività da svolgere (senza distrazioni relative a ciò accade intorno);
  3. Perdita dell’autoconsapevolezza: la persona è talmente assorta nell’attività da non preoccuparsi della stanchezza, della fame, o del sonno;
  4. Distorsione del senso del tempo: l’attività è così appassionante che porta a perdere la nozione del tempo;
  5. Feedback evidente: la persona percepisce, in modo chiaro e immediato, l’effetto delle sue azioni;
  6. Bilanciamento tra sfida e capacità: l’attività è stimolante, non sembra troppo facile né eccessivamente difficile, ma decisamente intrigante;
  7. Senso di controllo: si ha la percezione di avere il controllo e di poter dominare la situazione;
  8. Gratificazione: la persona prova soddisfazione e piacere (intrinseco) nello svolgere l’attività;
  9. Integrazione tra azione e consapevolezza: la concentrazione e l’impegno sono al massimo, ma l’azione svolta sembra normale e naturale.